Warm calling: Verhoog de kwaliteit van je sales afspraken

Laatste update op 7 december 2018, Gepubliceerd op 30 november 2018 DOOR Dennis Sievers

Is groeien een van de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen en ben je opzoek naar nieuwe business? Ontdek dan wat warm calling voor jouw organisatie kan betekenen.

Veel B2B bedrijven zijn continu op zoek naar meer leads en sales omdat ze willen groeien. Dat kan bij bestaande klanten (cross- en upselling), maar ook door new business te genereren. Voor nieuwe business heb je leads en afspraken nodig. Door warm calling heb ik persoonlijk de afgelopen weken best wat deuren geopend.

Ik pak niet makkelijk de telefoon om rond te bellen. Daarom volgde ik de afgelopen weken een bootcamp bij HubSpot: de Pipeline Generation Bootcamp. Ik leerde om connectie te maken met potentiële klanten en van daaruit het gesprek te openen. Met als doel om te onderzoeken of samenwerking opportuun en zinvol is (van beide kanten).

In dit artikel behandel ik de volgende onderwerpen:

Wat is warm calling?

In de basis heb je cold en warm calling.

Cold calling

Een goed voorbeeld van koud bellen is een energiemaatschappij die tracht zakelijke energie te verkopen, maar niet weet dat je in een verzamelpand bent gevestigd. Daarbij geldt: 'gewoon' zoveel mogelijk belletjes op een dag.

Het wordt door de ontvanger als bijzonder storend ontvangen, omdat de beller zich niet heeft verdiept in de potentiële klant. Ik word er in elk geval niet warm van.

Warm calling

Warm bellen betekent dat je je van te voren goed verdiept in het bedrijf en de persoon die je wilt bellen. Hoe meer informatie je hebt, hoe waardevoller jouw input is voor de ontvanger. Want daar gaat het om bij warm bellen: waarde toevoegen voor de ontvanger.

Het doel is nog niet om je diensten te verkopen, maar om inzicht te krijgen in óf de organisatie ook daadwerkelijk een probleem heeft dat je met jouw diensten kunt oplossen.

 

Bij warme leads kun je warm calling perfect toepassen! Maar... daarvoor heb je wel warme leads nodig. Ontdek hoe inbound marketing helpt om nieuwe leads te genereren. Download ons gratis eBook!

Download de complete gids over Inbound Marketing

 

Lees verder onder de afbeelding.

Webiteers - Warm calling - telefooncel

Research voor het telefoongesprek

Voor je het nummer draait, doe je research om informatie te vergaren en stel je jezelf de volgende vragen:

  1. Heeft het bedrijf überhaupt iets aan je diensten? Met andere woorden: past het bedrijf wel in het profiel van jouw ideale klant? Dat is namelijk de eerste stap in je selectieproces. Bedrijven die je niet als klant wilt of die niets aan jouw diensten hebben, vallen automatisch af.

  2. Op welke wijze maak je een verschil voor dit bedrijf of draag je iets positiefs bij? Zie je (online) zaken die ze kunnen verbeteren of veranderen? Of die zelfs ontbreken en waarvan je weet dat het speelt?

  3. Wie moet je daarvoor bellen? Welke persoon is voor jouw het meest relevant om aan de lijn te krijgen? De marketing manager, sales manager of wellicht directie?

  4. Wat voor persoon is hij of zij? Hoe komt hij over op zijn profielfoto's? Open en aardig of juist een beetje streng en rechtvaardig? Fun of zakelijk? Introvert of extravert? Met deze informatie weet je beter hoe je hem of haar moet benaderen.

  5. Welke problemen en uitdagingen heeft zo'n persoon bij de uitvoer van zijn werkzaamheden of bij het behalen van bepaalde doelen? Als het goed is, heb je voldoende ervaring met andere klanten in dergelijke functies, dus kun je wat ideeën en suggesties doen.

  6. Wat zijn zijn of haar hobby's / interesses? Zijn er overeenkomstigheden te vinden of interesses die jullie delen? Houden jullie beiden van mooie auto's? Dan kun je daar in het gesprek natuurlijk aandacht voor hebben. Iemand die van auto's houdt, wil er vaak ook wel over praten!

  7. Heb je (in)directe connecties met deze persoon die relevant zijn of die je kunt gebruiken?

Het voeren van het telefoongesprek

Als alle informatie is verzameld om een beeld te krijgen van de organisatie en de persoon die je gaat bellen, dan is het tijd om de telefoon te pakken. Dit blijft voor velen altijd spannend, vooral als je meer aan de introverte kant zit met je eigen persoonlijkheid.

Het eerste doel is om in het gesprek te komen. Mensen aan de lijn krijgen, is al moeilijk... Laat staan dat ze openstaan voor een (kort) gesprek. Je moet dus eerst door die eerste fase heen en zorgen dat je 'in gesprek' komt.

Zonder in al te veel detail te gaan, zijn er tijdens de bootcamp diverse tips gedeeld om meer succes uit je pogingen te halen.

Tip 1: 4x bellen en 4x mailen

Tijdens de eerste les leerde ik dat je maximaal 4 keer probeert te bellen en 4 keer een e-mail stuurt. Dit met tussenpozen van twee tot drie dagen.

Elke dag bellen wordt al snel als overkill ervaren. Het is dus prima om deze 4 pogingen over een tijdsbestek van 2 weken te verdelen. In de e-mail geef je ook al kort aan waarom je belt en wanneer je terugbelt.

De laatste e-mail is je break-up e-mail. In deze e-mail geef je aan dat 'geen reactie' waarschijnlijk betekent dat dit niet het juiste moment is om de uitdagingen met jouw diensten of producten op te lossen.

Tip 2: Pauze, pauze, pauze

Stel, je krijgt iemand wel aan de lijn. Dan is het zinvol om het gesprek te beginnen als volgt:

Hallo, je spreekt met <Naam> van <Bedrijf> (Pauze. Pauze. Pauze)

Benoem duidelijk jouw naam en van welk bedrijf je bent, om vervolgens een stilte in te lassen.

Het doel van deze pauze is om de persoon aan de andere kant van de lijn écht te bereiken en te wachten op zijn of haar reactie. Misschien kent hij jouw bedrijf al wel - of wellicht jou? Uit de manier van reageren kun je meestal al wel opmaken of ze openstaan voor een gesprek, of dat je ze stoort.

Als je stoort, dan kun je dit ook prima laten weten. Maar probeer het gesprek gaande te houden en te kijken hoe het gaat: "Oei, het klinkt alsof ik je op een slecht moment bel. Ik bel je echter om te helpen".

Tip 3: Positioneer je bedrijf

Na de opening van het gesprek is het belangrijk om je bedrijf te positioneren. Dat doe je met een zogenaamd positioning statement. In dit statement geef je heel beknopt en duidelijk aan wat jullie doen en voor wie. Voor Webiteers gebruik zelf vaak de volgende:

Wij helpen salesgedreven B2B bedrijven groeien door met de inzet van digitale sales en marketing oplossingen meer traffic, leads én sales te genereren.

Met een dergelijke positionering weet de ontvanger direct wat jullie doen op hoofdlijnen.

Tip 4: Zoek aanknopingspunten 

Afhankelijk van de kansen die je ziet voor het bedrijf dat je belt, kun je je positionering na de opening al scherper neerzetten in het gesprek. Uiteindelijk zoek je een haakje waaraan je de toegevoegde waarde kunt ophangen.

Voor een organisatie waarvan je weet dat ze waarschijnlijk meer leads nodig hebben, doe je bijvoorbeeld de volgende toevoeging:

Veel B2B bedrijven investeren behoorlijk in digitale marketing om meer traffic en leads te genereren, maar zijn teleurgesteld over de groei die ze realiseren. Is dit iets dat bij jullie ook speelt?

Het doel is om te bepalen of het bedrijf daadwerkelijk uitdagingen heeft waardoor ze gestelde bedrijfsdoelen niet behalen, zogenaamde business pains. Het is verstandig om te zoeken naar uitdagingen die groot en complex zijn. Het moet een echte pijn zijn.

Tip 5: Gebruik sales-triggers in je voordeel

Triggers zijn speciale events die je gebruikt in je gesprekken met potentiële klanten. Het zijn signalen die aangeven dat er iets gebeurt bij je potentiële klant waarop je wellicht kunt inhaken met je diensten of producten.

Misschien heeft het bedrijf een overname doorgemaakt of lanceren ze een nieuw product? Of wellicht is er een snelle groei in personeel? Ook zaken als nieuwe wetgeving zijn momenten waarop je je dienstverlening of product soms kunt koppelen.

HubSpot publiceerde al een mooi blog over '30 sales triggers die je kunt gebruiken'. 

Tip 6: Zet een antwoord klaar voor standaard tegenwerpingen

Vaak krijg je standaard reacties als mensen geen zin hebben in een gesprek, denk bijvoorbeeld aan:

  1. Er is geen budget
  2. We werken al samen met een partner/leverancier
  3. We doen dit zelf intern
  4. Je belt op een slecht moment
  5. Stuur me maar wat informatie op

Dit zijn reacties die je als sales ongetwijfeld vaker hoort en wellicht ken je er zelf ook nog wel een paar.

Zorg er daarom voor dat je alle standaard tegenwerpingen goed ondervangt. Onthoud: je belt niet om ze te storen, maar om te verkennen of je ze kunt helpen. Daarvoor moet je eerst door de standaard muur heen.

In gesprek: vragen en luisteren

Ben je door die eerste muur heen en in gesprek geraakt? Mooi, en gefeliciteerd. Dat was de lastigste horde.

Het doel van het gesprek is om erachter te komen of de organisatie (of de persoon) jullie hulp ook écht nodig heeft. Het doel is (nog) niet om jezelf te verkopen. Je stelt dus vooral veel vragen en luistert aandacht. De prospect moet aan het woord zijn.

In deze tijd mag je ook best wat ruimte maken om een band op te bouwen. Zag je op sociale media dat je prospect bepaalde hobby's of interesses met je deelt? Of heeft hij of zij op dezelfde school gezeten of naar hetzelfde land op vakantie geweest afgelopen zomer? Dat kun je, afhankelijk van de persoonlijkheid van je prospect, best aanhalen. Het breekt het ijs weer wat meer.

Zoek gedurende het gesprek vervolgens naar uitdagingen en problemen die de prospect heeft, waarvoor jullie organisatie een oplossing heeft. Stel vragen die open zijn en probeer ook zeker problemen of uitdagingen te schetsen waarvan de prospect het bestaan misschien nog helemaal niet beseft.

Zorg daarom dat je een lijst met vragen hebt die je in deze fase kunt stellen, waarvan je weet dat de kans groot is dat het resoneert met de situatie van de prospect. Rammel daarbij niet het lijstje af, maar houdt het gesprek vloeiend en open, zodat het geen interview wordt. Onthoud: je belt om te helpen, niet al om te verkopen.

Uitdagingen of problemen gevonden?

Heel goed. Als je gedurende het gesprek aanknopingspunten hebt gevonden waardoor je zeker weet dat jullie en de klant een goede match zijn, dan is het zaak om dat verder met elkaar uit te diepen.

Als dat direct kan in hetzelfde gesprek (omdat je al met precies de juiste persoon spreekt en hij of zij tijd heeft), dan is dat mooi. In veel gevallen wordt vaak een vervolgafspraak gepland - ofwel op locatie bij de klant of opnieuw via een (conference) call.

Plan deze afspraak bij voorkeur direct met elkaar. Doe je dit later via de e-mail, dan is de 'liefde' alweer enigszins bekoeld en loop je het risico op uitstel of afstel.

Vraag wie er bij het besluit betrokken is

Je wilt voorkomen dat het besluit halverwege het proces stil komt te liggen omdat de beslissers niet direct bij het traject betrokken zijn. Dat leidt tot ruis, of onbegrip en vaak tot vertraging of zelfs beëindiging van het traject. Zorg ervoor dat in de beginfase zoveel mogelijk mensen aan boord komen.

Verdiepen en richting oplossing toewerken

Nu je met elkaar hebt bepaald dat er een uitdaging of probleem is dat je met elkaar verder wilt onderzoeken en uitdiepen, is de belangrijkste stap genomen.

De eerstvolgende afspraak (op locatie of via telefoon) is geen koud gesprek meer, maar een zeer waardevolle en vaak al deels strategische sessie. Daarin kun je uiteindelijk de vertaalslag maken van uitdaging en probleem naar oplossingen die jullie daarvoor bieden.

Succes.

Warm calling is perfect toepasbaar bij warme leads vanuit inbound marketing.
Meer weten? Download gratis onze complete gids!

Vraag nu direct de complete inbound marketing gids aan

Onderwerp: sales, Tips, inbound marketing