Een webinar organiseren? Hoe start je en wat heb je nodig

Laatste update op 3 juni 2021, Gepubliceerd op 27 mei 2021 DOOR Michel Bonvanie

In de huidige samenleving nemen webinars een steeds belangrijkere plek in. Niet heel gek dat ook meer organisaties de voordelen van webinars inzien en deze gaan organiseren. Het geven van een webinar kost veel tijd en effort. Maar waar begin je en wat heb je allemaal nodig?

Bij het organiseren van een webinar komt veel kijken. Er moet een planning, een presentatie, wat e-mails en meer gecreëerd worden. De gemiddelde doorlooptijd voor het organiseren van een webinar bedraagt vaak al zo'n 4 tot 8 weken. En dat terwijl je naast het organiseren van de webinar ook je gebruikelijke werkzaamheden nog hebt liggen.

Hoe kun je de tijd die je hebt zo efficiënt mogelijk inzetten om een goede webinar te organiseren zonder dat je overige werkzaamheden eronder lijden?

Het doel van het organiseren van een webinar is om huidige leads warm te draaien of nieuwe leads te genereren voor jouw diensten of producten. Binnen de inbound marketing methode is het webinar dan ook een uitstekende manier om leads verder te helpen bij hun keuzes in het koopproces.

Ontdek in ons gratis e-book alles over inbound marketing en ga vandaag nog aan de slag!

Bekijk de meest complete gids over inbound marketing

Het organiseren van een webinar

Voor het organiseren van een webinar zijn er heel veel zaken waar je aan moet denken. Veel hiervan is vooraf al te definiëren. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

Succesvol webinar organiseren

Doelgroep en doelstelling

Voordat je begint met het prikken van een datum en het bepalen van de invulling van je webinar, is het belangrijk om na te gaan wie jouw doelgroep (buyer persona) is. Daarnaast is het goed om na te denken over hetgeen jij wilt bereiken met je webinar. Wil je meer nieuwe leads genereren? Hoeveel nieuwe leads wil je dan minimaal genereren? Of wil je bestaande leads over de drempel trekken?

Onderwerp van het webinar

Misschien heb je al wel een idee voor het onderwerp van je webinar. Sluit deze ook aan bij je doelgroep en je doelstellingen? Zorg ervoor dat het onderwerp van jouw doelgroep daadwerkelijk op dit moment bij je doelgroep speelt. 

Datum bepalen

Wanneer je je doelgroep, doelstellingen en onderwerp helder hebt, kun je een datum kiezen voor het organiseren van je webinar. Hierbij kun je rekening houden met je doelgroep. Wil je bijvoorbeeld zakenmensen bereiken met een leeftijd tussen 30 en 40 jaar? Dan is het af te raden om je webinar in de avonduren te organiseren. De kans is immers aanwezig dat ze (jonge) kinderen hebben. 

beste-tijd-voor-webinarsBron: GoToWebinar

Kies de datum en tijdstip waarop je het webinar wilt gaan houden en plan vervolgens vanaf die datum de belangrijke momenten terug. Wanneer moet je welke middelen of uitingen klaar hebben en wat heb je allemaal nodig om een succesvol webinar te geven?

Spreker(s) selecteren

Om van je webinar een succes te maken, is het van belang dat je spreker(s) aansluiten bij je doelgroep. Selecteer de beste spreker(s) die alle ins en outs over dit onderwerp kan vertellen. Als dit allemaal duidelijk is, dan is het zaak om de middelen of uitingen te maken en de kanalen te selecteren voor de communicatie naar de doelgroep.

Selectie van de software

Er is voldoende software beschikbaar om een webinar te geven. En mogelijk heb je al een keuze gemaakt. In de meeste gevallen wordt de keuze voor het webinar gemaakt op basis van hoeveel kijkers je mag hebben. Of dat je het webinar kunt opnemen om later nog eens te gebruiken.

Het is daarnaast raadzaam om te kijken of de software ook integraties heeft met bijvoorbeeld Zapier of je gebruikte CRM. Dit zorgt er namelijk voor dat alle contacten wel direct in het CRM terecht komen.

Communicatie en middelen

Om het webinar bij de doelgroep onder ogen te krijgen, is promotie nodig. Hiervoor zijn er middelen of uitingen nodig om het webinar tot een succes te maken en zoveel mogelijk inschrijvingen te realiseren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de volgende zes communicatiemiddelen en -mogelijkheden:

1. Huidige leads en klanten

Bekijk in je huidige leads en klanten voor wie dit webinar mogelijk interessant is. Je kunt dit gemakkelijk inzichtelijk maken door binnen je CRM een lijst aan te maken met contacten die voldoen aan deze criteria. Denk bijvoorbeeld  aan leads die eerder interesse hebben getoond in de oplossing waar het webinar over gaat maar geen klant zijn geworden. Of wellicht dat er nu klanten zijn die andere producten of diensten hebben afgenomen waarvoor deze oplossing nu van belang is?

Tip: Wil je gepersonaliseerd communiceren met deze verschillende doelgroepen? Dan kun je daar verschillende lijsten voor aanmaken in jouw CRM systeem.

2. E-mail

E-mail zal een groot aandeel hebben in de communicatie naar je leads. In de meest optimale situatie zal je meerdere e-mails versturen. Deze e-mails stuur je enerzijds naar huidige leads om hen te nurturen en uit te nodigen om zich te registreren voor het webinar.

Anderzijds stuur je verschillende e-mails wanneer (bestaande) contacten of leads (her-)converteren en zich registreren voor het webinar. Op dit moment kun je ervoor kiezen om andere e-mails te versturen om ze van informatie te voorzien.

Denk aan e-mails zoals:

  • een uitnodiging;
  • bedankt voor je registratie;
  • een reminder;
  • en een bedankt voor het kijken.

Middels marketing automation zorg je ervoor dat deze e-mails op de juiste momenten worden verstuurd en bij de doelgroep aankomen. Meer weten over marketing automation en workflows voor webinars?

workflow strategie uitstippelen

3. Conversiepad voor registratie

Ook op je website dien je de nodige aandacht te besteden aan je webinar. De huidige bezoekers van de website moeten op de hoogte worden gebracht van het bestaan van de webinar en zich ergens kunnen registreren om deel te nemen. Een conversiepad bestaat onder andere uit:

  • een call to action;
  • een landingspagina;
  • een thank you-pagina.

Met deze middelen probeer je de doelgroep te overtuigen om zich te registeren voor je webinar. Daarvoor beschrijf je de belangrijkste redenen of voordelen die je deelnemers uit het webinar zullen halen.

4. Blogs

Als je diverse blogs op je website hebt staan die raakvlak hebben met onderwerp, dan kun je die gebruiken om het webinar onder de aandacht te brengen. Dat kan je doen door een call-to-action op het blog te plaatsen.

Ook kun je natuurlijk een blog (of meerdere blogs) schrijven over het onderwerp van je webinar die je in de periode voorafgaand aan het webinar publiceert. Deze blogs publiceer je vaak op sociale kanalen om zo bezoekers te krijgen die dan registreren. 

5. Social media

Op social media promoot je jouw webinar een aantal weken voorafgaand aan het evenement. Zo breng je jouw doelgroep op de hoogte dat je webinar eraan komt en dat ze zich kunnen registreren. Je publiceert in deze weken ook de blogs die naar het webinar verwijzen. Ook het webinar zelf deel je op jouw sociale kanalen.

Facebook biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om berichten vast te zetten bovenaan je pagina en om evenementen te organiseren. Wanneer iemand aangeeft 'hierbij aanwezig te zijn', zal zijn of haar netwerk dit ook te zien krijgen. Dit wekt nieuwsgierigheid op en kan een twijfelaar over de streep trekken om zich ook aan te melden. Stuur mensen wel aan om zich daadwerkelijk te registreren op de website.

Ook is het vaak wenselijk om budget vrij te houden om het webinar actief te promoten bij de doelgroep met een of meerdere advertenties.

Selecteer voor de promotie de doelgroepen met dezelfde interesses van de buyer persona. Of die vergelijkbaar zijn met contacten die eerder hebben geconverteerd of het onderwerp interessant vonden. Tevens kun je met diezelfde informatie ook look-a-like doelgroepen aanmaken om je bereik te vergroten.

6. Pop-up

Maak gebruik van een pop-up in de website om huidige bezoekers te overtuigen om te registreren. Je kunt ervoor kiezen de pop-up alleen te tonen aan mensen die zich aan bepaalde criteria voldoen of in een bepaalde gesegmenteerde lijst zitten.

Webinars binnen inbound marketing

Een webinar is binnen de buyer journey van jouw potentiële klanten om moment om meer informatie te delen en mensen dan bewuster een keuze kunnen maken in het koopproces.

Het geven van een webinar is dan een goede manier om leads te genereren en contacten te nurturen.

Vraag nu direct de complete inbound marketing gids aan

 

Onderwerp: inbound marketing, webinar