Webinar effectief opvolgen met marketing automation

Laatste update op 3 juni 2021, Gepubliceerd op 3 juni 2021 DOOR Michel Bonvanie

Communicatie is een belangrijk aspect rondom een webinar. Je wilt deelnemers aantrekken, op de hoogte houden van het webinar en na afloop een recording sturen.

Hoe zorg je ervoor dat die communicatie precies op het juiste moment plaatsvindt? En hoe kan marketing automation daar een rol in spelen? 

In een eerder blog heb ik je verteld over het organiseren van een webinar en aan welke zaken je kunt denken. Daarbij heb ik het ook gehad over communicatie. Het is van belang dat de juiste e-mails op het juiste moment gereed staan. En waarom segmentatie van je doelgroep in het CRM helpt om de informatie bij de juiste contacten te krijgen.

Nu je alle benodigdheden voor een effectieve communicatie klaar hebt staan, kun je aan de slag met de inrichting van diverse workflows. Een workflow bestaat uit een aantal logische stappen om bijvoorbeeld informatie te controleren, te veranderen of te versturen. Deze workflows zijn een onderdeel in marketing automation.

In dit blog sta ik stil bij marketing automation en de verschillende workflows:

Meer weten over marketing automation en de rol binnen Inbound marketing?

Bekijk de meest complete gids over inbound marketing

Hoe helpt marketing automation bij webinars?

Wanneer je geen marketing automation software hebt dien je er handmatig voor te zorgen dat de alle e-mails op de juiste momenten worden verstuurd. Je moet jezelf daar dan elke keer aan herinneren. Dat kost onnodig veel tijd en frustratie. We behalen meer voordeel als we een aantal zaken op de automatische piloot laten draaien.

Denk hierbij aan een pop-up die zichtbaar wordt wanneer mensen bepaalde content bekijken. En dat de blogs, pagina’s en social media berichten op de juiste momenten worden gepubliceerd.

Maar juist bij het geven van een webinar helpt marketing automation om de communicatie op gang te brengen met nieuwe of bestaande contacten. 

marketing automation

Het automatiseren van een aantal van deze marketingmiddelen doen we dan middels workflows. Uiteraard heb je hier bepaalde software voor nodig zoals HubSpot of Mailchimp, maar het gaat hier met name om de gedachte dan de daadwerkelijke software.

Hieronder staan een paar voorbeelden van workflows die je kunt gebruiken wanneer je regelmatig webinars geeft. Uiteraard kun je deze workflows zo complex maken als je zelf wilt. Er zijn altijd wel wat uitzonderingen te bedenken, maar het doel is uiteindelijk om de contacten op de juiste momenten te nurturen.

Workflow 1: versturen van een uitnodiging

Je hebt een eerste uitnodiging verstuurd naar een lijst met bestaande contacten. In deze workflow gebruik je een gesegmenteerde lijst met mensen die de uitnodiging hebben gehad, maar nog geen interactie hebben gehad met je uitnodiging. Ze hebben zich dus nog niet aangemeld voor je webinar of de mail helemaal niet geopend.

Na een aantal dagen (in dit voorbeeld 7) wil je de contacten, die zich nog niet hebben ingeschreven, een herinnering sturen. Net voordat je de herinneringsmail verstuurd, check je nog even of ze in de tussentijd al hebben geregistreerd. Hebben ze zich nog niet geregistreerd? Dan stuurt de workflow een reminder uitnodiging.

workflow-reminder-uitnodiging-versturen

Workflow 2: Registratie webinar voltooid

Wanneer mensen zich hebben geregistreerd voor het webinar dient er een e-mail verstuurd te worden met informatie over de registratie. Voor de enrollment trigger (vestuur trigger) kijk je of de webinar link beschikbaar is.

workflow-registratie-opvolgingLet hierbij wel op dat er een re-enrollment plaatsvindt zodat leads ook voor nieuwe webinar inschrijvingen een registratie e-mail toegestuurd krijgen.

workflow-re-enrollment-webinar

Workflow 3: Herinnering voor het webinar

Voor mensen die zich drie weken geleden hebben ingeschreven, is het handig om een paar dagen voor het webinar een herinnering te sturen. De enrollment trigger hiervoor doe je op basis van de datum dat het webinar wordt gegeven. In dit geval krijgen contacten een reminder e-mail:

  • Wanneer het webinar binnen zeven dagen wordt gegeven;
  • Het minimaal nog twee dagen duurt voordat het webinar is;
  • De contacten minimaal een dag voor het bovenstaande tijdspad zijn geregistreerd.

Dit voorkomt dat je contacten te veel of te snel een reminder versturen voor het webinar.

workflow-reminder-webinar

Een vergelijkbare workflow, of een uitbreiding hierop, is ook raadzaam om op de dag van het webinar een e-mail te sturen dat het webinar bijna gaat starten.

Workflow 4: versturen van een recording

De laatste workflow is bedoeld om de contacten een recording van het webinar te sturen. Zo geven we contacten de mogelijkheid om toch in alle gemak het webinar nog eens te bekijken. Of deze door te sturen naar andere belangrijke personen binnen de organisatie.

In deze e-mail zou je bijvoorbeeld ook om een review of feedback kunnen vragen rondom jouw webinar.

workflow-email-webinar-recording

Tips voor de workflows

  • Breng je workflow in kaart. Zet voor jezelf op een rijtje wat er moet gebeuren. Dit kan heel simpel op een kladpapiertje of whiteboard. 
  • Begin pas met het inrichten van de workflows als je alle contactvelden en alle middelen gereed hebt. Dit voorkomt dat je elke keer aanpassingen moet doen.
  • Controleer voorafgaand aan het inrichten of het gaat om een webinar die vaker terugkomt of dat het om een serie gaat. Dat is heel erg bepalend voor de opzet van de workflows.
  • Test iedere workflow voordat je deze activeert. Maak een test contact aan met dummy informatie en maak gesegmenteerde lijsten die voldoen aan de criteria in de workflows.
  • Voorkom dat je contacten te vaak of te snel een e-mail stuurt. Een reminder sturen direct na de registratie is geen prettige ervaring. Probeer dat te ondervangen in bijvoorbeeld de enrollment triggers.
  • Controleer of de datumvelden die je gebruikt in de workflows correct zijn zodat je op de juiste momenten acties uitvoert. Dat kun je doen bij de contacten en daar te filteren op het datumveld zoals jij denkt dat het ingericht moet worden.

Hulp nodig?

Dit blog geeft denk ik wel wat inspiratie hoe jij webinars binnen het bedrijf beter kunt automatiseren. Weet je niet helemaal goed hoe je aan de slag moet? Laat het dan gerust weten!

Meer weten? Neem contact met ons op

Onderwerp: inbound marketing, marketing automation, webinar